编辑导语：审批系统是企业中常用的系统，那么，应该如何进行规划和设计？也许你需要一份需求文档来帮助梳理用户需求，清晰目标与流程规划。本篇文章里，作者结合实际案例，梳理了一份OA系统迭代升级的需求文档，一起来看一下。
本文为OA系统依照客户需求进行迭代升级的需求文档。文章共分五个章节就新功能进行阐述，希望对您有所帮助。
一、修订记录
二、需求背景与目标
项目背景与目标
目前SaaS背景：现有的SaaS功能，SaaS系统已有发票的验真、结构化处理发票的数据、发票认证、抵扣等功能。
目标客户背景：客户为一家传统的石油国企，现在客户员工有几千人，很多都是一线员工，且财务平时跟报销发起人经常不在一起办公，需要邮寄签收材料，现在都是线下多部门处理，效率低，管理比较混乱。
目标：建立系统型报销流程，减少报销流程复杂度，帮助客户提高工作效率。
任务：在现有基础上增加财务审批的功能。
三、主要流程与状态机
1. 流程图
2. 状态机
四、需求列表
五、功能详细逻辑
1. APP端
1）通用页面设置
初始页（选择职级及所在部门）
这两个界面为用户注册成功并登录后的初始界面，两个界面按照用户选择情况递进，作用在于从选项区别各个用户之后的工作界面，避免工作界面程序冗余。
两个界面仅出现于新用户注册之后，后期职能发生更改需要到其他设置中进行切换。
APP主界面、更多菜单导航栏界面、审批导航栏界面
点击主页面的【更多】按钮，从屏幕左端向右滑出扩展菜单栏，首排第一个功能设置为【审批】，点击【审批】，进入审批项目详情页。
进入审批详情页后，第一排为各种审批申请的通用功能，分别为【提交申请】、【审批事项】、【抄送】和【归档】，为企业所有员工通用界面，且跳转至【审批】界面后，APP显示页面为【提交申请】主页面，下方为所有申请事项列表。
其中，本次迭代主要内容是优化APP端的财务类的【费用报销】功能。
2）各版本操作设置
① 员工版审批设置
主要页面设置及申请操作：
审批主页面与选择申请费用报销后进入的费用报销填写页面
员工财务报销操作：
审批页面中，【审批事项】页面、【抄送记录】页面及【归档记录】页面显示内容
单击【费用报销】，进入费用报销详情页，项目选择选择参与的项目（项目信息录入工作由项目负责人操作）；报销类型包括但不限于差旅费、餐费、团建费等，内容描述为该项目报销内容详情；报销金额输入需要报销的金额；图片为上传纸质发票，上传电子发票即上传电子档票据（支持PNG、JPG、PDF等格式）。
用户点击【审批人】栏中添加符号，跳转至通讯录选择财务业务员；【抄送】栏选择申请抄送人；保存草稿为暂存该申请，【提交】为提交给上一级审批人。
- 【审批事项】中，普通员工可以查看自己的历史审批记录；
- 【抄送记录】为将自己的申请抄送别人的记录；
- 【归档记录】为审批结束后，自己的申请归档记录。
流程查看：
- 第一张为【审批事项】主页面；
- 第二排分别为“业务员审核中”、“财务审核中”及“审批通过”页面；
- 第三排为“业务员”及“财务”驳回页面。
员工查看流程界面：
提交申请后可在【审批详情】页面中看到每个申请的进度（审批人、审批时间以及申请的信息），选择【存储为草稿】即将审核过程暂存至草稿箱；【撤回】为撤回申请；【修改】为修改申请，且不管申请推到哪步流程，选择【修改】并【重新提交】申请后，该申请转变为“新申请”并重复最初步骤（申请跳转至业务员审批）。
修改申请：
员工修改信息界面
与申请界面保持一致，最后的【提交】按钮变为【再次提交】，后台进行提次数数据记录。
② 职能部门（业务员&财务）版审批
业务员主要页面设置及审批操作：
【审批事项】中，【审批中】、【已审批】和【申请记录】页面
【审批事项】子界面
内容
- 【抄送】包含抄送过来的申请信息列表；【归档】有所有员工申请通过并归档的信息列表；
- 【抄送记录】界面与【归档记录】页面。
业务员
- 【审批事项】中，业务员可以查看所有员工的审批申请信息，且所有信息按照【审批中】、【已审批】及【申请记录】分类；【申请记录可以查看所有审批事项的进程，包括“同意”“不同意”和“审核中”；
- 【审批中】和【已审批】可按照时间先后顺序、员工信息、报销类型等进行筛选查看，点击【详情】进入申请详情页进行审批；
- 【抄送记录】为业务员申请抄送给相应人员列表记录；
- 【归档记录】为所有人员申请归档记录。
财务
【审批事项】、【抄送记录】与【归档记录】显示内容与业务员相同。
操作流程
业务员审批界面：
内容
- 审批中页面包含“审批信息列表”与管理信息列表功能；
- 审批详情页面包含申请的详细信息以及同意&驳回操作界面。
审批中页面与审批详情页面：
不同意提交页面、同意提交页面及抄送页面
内容：分别包含驳回对象、提交对象、抄送对象以及提交/抄送意见
业务员抄送操作界面：
从左到右分别为查看业务员环节不同意页面、业务员同意页面以及同意并抄送页面
内容：包含申请基础信息以及审批进度信息。
审批状态查看界面：
业务员进行审批信息查看，根据审批进度进入不同页面：对于审批中的申请，审核通过后跳转至【同意提交】，提交至下一级（财务），【不同意】即驳回给申请人，且可以进行信息抄送，【抄送】后退回至流程页面，流程页面记录抄送人。
财务审批界面：
审批中页面与审批详情页面
财务审批操作界面
不同意提交页面、同意提交页面及抄送页面
从左到右分别为查看财务环节同意页面和财务不同意页面
内容包含申请基础信息以及审批进度信息以及抄送信息。
财务流程查看界面：
财务审批界面基本与业务员审批界面相同，不同之处在于进度流程推进至财务。
对业务员提交对审批进行抽查，并对所有同类型数据进行批量同意或批量驳回，批量同意之后可选择再次提交，提交人依照公司具体情况自行选择；驳回的申请直接驳回至申请人处；且审核通过的报销需进行归档，全员归档记录为业务员、财务、管理层可查看，普通员工可查看自己申请归档记录。
2. Web端页面设计
通用主界面
网页主页及【审批】主页
进入主页的界面为消息界面，选择最上方导航栏中【审批】右边转化为审批相关列表。
1）员工界面
① 员工首页、审批页面、申请页面及申请操作页面
从上到下分别为web端主页面、员工【审批】主页面、【新增申请】页面及在【新增申请】中选择具体审批事项后的填报页面
内容
- 【新增页面】界面中占比更多的为各种类型的审批功能；
- 【填报】页面为详细信息的填写与提交。
员工申请流程
- 选择【审批】，主页面出现所有申请信息；
- 选择【新建申请】，主页面出现所有申请类型（最近常用、日常、财务、人事等），选择财务申请，进入申请主页面；
- 申请编号自动生成，其余信息填写与APP信息填写规则相同，填写完毕选择【提交】或【存储为草稿】。
② 员工审批进度查看
页面显示从上到下分别为【审批列表】页面、【审批详情】页面，其余的为审批详情的各种状态显示。
③ 抄送给我、档案记录与审批设置
内容
- 【审批列表】本人所有审批事项列表；
- 【审批详情】点击每条审批信息，页面右侧向左滑出具体审批进度；
- 【抄送给我】内容包括所有抄送过来的信息；
- 【档案记录】包括本人的所有申请归档的记录。
员工查看信息页面
- 【审批列表】：【审批列表】中，所有申请按照【审核中】、【不同意】和【同意】进行排列，可以通过“按照时间先后”“项目类型”等进行分类；点击具体信息，页面右侧弹出相应申请状态框，该信息仅供查看；
- 【抄送给我】：查看抄送消息；
- 【档案记录】：查看本人申请归档的历史记录；
- 【审批设置】：普通员工暂无权限修改审批设置。
④ 申请修改页面
员工申请修改界面及申请修改详情界面
内容
- 申请修改界面包含所有被驳回的申请；
- 申请详情页包括具体申请填写信息，以及申请再次提交操作。
对于未通过的申请，员工可直接在修改申请页面查看，点击相关申请进入修改页面，修改完毕后选择【再次提交】或【删除】。
2）职能部门审批界面
① 业务员审批界面
前两张页面分别为业务员审批界面、审批详情界面，右侧为审批结束至下一级、不同状态呈现页面及抄送操作界面。
内容
- 审批界面包含公司所有员工申请事项；
- 审批详情有具体申请信息及相关物料展示，核对后对该申请进行下一步（同意与否以及抄送）操作。
业务员
- 【审批】业务员的【审批】信息为所有员工提交的信息，按照查看与否分为“新消息”及“历史信息”；
- 选择“审核中”的申请信息，页面右侧弹出申请详情，该页面供业务员操作；
- 同意申请将跳转至提交给下一级，驳回则直接驳回至申请人。信息提交之后即可抄送信息给相应人员。
② 财务审批界面
从左到右为财务审批界面和审批详情界面，界面内容与业务员相关界面相同
财务审批界面：
财务审批同理，驳回申请直接驳回至申请人。
③ 业务员【抄送】、【归档】及【审批设置】界面
从上至下分别为【抄送给我】界面、【档案记录】界面及【审批设置】界面
内容
- 【抄送给我】内容包括所有抄送过来的信息；
- 【档案记录】包括本人的所有申请归档的记录；
- 【审批设置】为对员工申请时，所提交的物料进行自定义。
业务员查看页面
- 业务员查看信息页面和普通员工相同，区别点在于档案记录业务员可查看所有员工申请的归档记录；
- 业务员无权限设置【审批设置】。
④ 财务【抄送】、【档案】及【审批设置】界面
从上至下内容分别为【抄送给我】界面、【档案记录】界面、【审批设置】界面及【审批设置】详情页界面。
内容：
- 【抄送给我】与【档案记录】界面内容与业务员相关界面相同；
- 【审批设置】界面主要为编辑审批表操作页面，除了程序设定的审批栏，财务可以根据自身需求增加或删除相应的事项。
财务查看及自定义审批设置：
财务查看信息情况和业务员权限相同，不同之处在于财务有权限自定义审批设置，即由财务选择需要更改提交内容的申请事项，进入修改页面之后，参考现有的初始信息再对其他需要提交的材料进行自定义编辑。
提交的材料包括且不限于附件、日期、数字，且有【存储为草稿】、【预览】与【确认修改】功能。
六、总结
此次版本迭代同时迭代APP端与web端，根据客户需求同步上线财务（发票）审批流程APP端优化了一线员工（不在办公区时）报销审批流程，使得报销速度提升，web端使得报销流程更加规范化，更有利于职能部门对相关审批信息的设置。